Aquí va una realidad que muchas empresas prefieren ignorar: El canal de denuncias ya no es una recomendación. Es una obligación legal en muchos casos.
Y como suele pasar, muchas empresas creen que “eso no va con ellas”…
¿Tu empresa está obligada a tener un canal de denuncias y aún no lo tiene?
La Ley 2/2023 obliga a todas las empresas con 50 o más trabajadores a implantar un canal interno de información. No tenerlo es sancionable, y tenerlo mal implantado también.
En Deme Soluciones 360º te ayudamos a diseñar, implantar y adaptar tu canal de denuncias cumpliendo con la normativa, el RGPD y las exigencias de confidencialidad y seguridad.
Te ayudamos a implantar un sistema que funcione de verdad, no un trámite más.
Contacta con nosotros.
Qué es un canal de denuncias y para qué sirve
Un canal de denuncias (también llamado canal ético o canal interno de información) es un sistema que permite a empleados, proveedores o terceros comunicar irregularidades dentro de una empresa.
Hablamos de situaciones como:
- fraudes
- corrupción
- acoso laboral
- incumplimientos normativos
- delitos económicos
- vulneraciones de derechos
No es un buzón de sugerencias. Es una herramienta de cumplimiento normativo.
Su objetivo es claro:
Detectar problemas antes de que se conviertan en un problema legal, reputacional o penal.
Qué normativa obliga a tener un canal de denuncias
El canal de denuncias está regulado principalmente por:
- Directiva (UE) 2019/1937 (protección del denunciante)
- Ley 2/2023, de protección de informantes
- Código Penal (responsabilidad penal de la empresa)
- RGPD y LOPDGDD (tratamiento de datos personales)
Esta normativa establece la obligación de implantar canales internos de información en determinadas empresas.
Y no, no es algo opcional ni “para grandes corporaciones”.
Qué empresas están obligadas a tener canal de denuncias
Deben implantarlo obligatoriamente:
- Empresas con 50 o más trabajadores
- Entidades del sector público
- Empresas que operen en sectores regulados (financiero, prevención de blanqueo, etc.)
Además, aunque no sea obligatorio en todos los casos, es altamente recomendable en cualquier organización que quiera:
- prevenir riesgos legales
- reducir responsabilidad penal
- demostrar cumplimiento normativo
Porque aquí hay un matiz importante:
No tener canal cuando es obligatorio es sancionable. Pero no tenerlo cuando lo necesitas… es peligroso.
Qué requisitos debe cumplir un canal de denuncias
Aquí es donde muchas empresas fallan.
No basta con “poner un email”.
El canal debe cumplir una serie de requisitos legales:
1. Confidencialidad y protección del denunciante
El sistema debe garantizar:
- confidencialidad
- protección frente a represalias
- posibilidad de anonimato (recomendable)
La ley protege al informante. Y si no puedes garantizarlo, tu canal no es válido.
2. Accesibilidad real
Debe ser:
- fácil de usar
- accesible para empleados y terceros
- claramente comunicado
Un canal oculto no sirve.
3. Procedimiento de gestión
Debe existir un protocolo claro que indique:
- quién recibe la denuncia
- cómo se analiza
- plazos de respuesta
- medidas a adoptar
No vale improvisar.
4. Registro y trazabilidad
Cada denuncia debe:
- registrarse
- documentarse
- gestionarse de forma controlada
Esto es clave ante una inspección.
5. Cumplimiento RGPD
Aquí viene uno de los puntos críticos.
El canal trata datos personales. Y en muchos casos, datos sensibles.
Debe cumplir:
- principio de minimización
- limitación de acceso
- plazos de conservación
- medidas de seguridad
- formación de los empleados para su sensibilización
Y sí, esto también lo revisa la AEPD.
Plazos y obligaciones legales en la gestión de denuncias
La Ley 2/2023 establece plazos claros:
- Acuse de recibo: máximo 7 días
- Investigación y respuesta: máximo 3 meses
Y además:
- obligación de diligencia
- prohibición de represalias
- obligación de documentar todo el proceso
No responder o hacerlo mal… también tiene consecuencias.
Sanciones por no tener canal de denuncias
Aquí viene la parte que nadie quiere escuchar.
Las sanciones por incumplir esta normativa pueden llegar a:
• hasta 1.000.000 € en casos graves
Y además:
- responsabilidad penal de la empresa
- daño reputacional
- pérdida de confianza
- conflictos internos
Pero hay algo peor que la sanción: Que el problema exista… y no lo detectes a tiempo.
El error más habitual: pensar que es solo un requisito formal
Muchas empresas implantan:
- un correo electrónico
- una herramienta sin adaptar
- un sistema sin protocolo
Y creen que ya cumplen.
No.
Eso es lo que se conoce como cumplimiento “de papel”.
Y cuando hay un conflicto real, no sirve.
Relación entre canal de denuncias y compliance penal
El canal de denuncias es una pieza clave en el sistema de compliance.
¿Por qué?
Porque permite:
- detectar irregularidades
- prevenir delitos
- demostrar diligencia
- reducir responsabilidad penal
El Código Penal contempla la posibilidad de eximir o atenuar la responsabilidad de la empresa si existe un sistema de prevención eficaz.
Y el canal de denuncias es uno de los pilares.
Ciberseguridad y canal de denuncias
Otro punto que muchas empresas ignoran.
El canal debe ser seguro.
Las guías de INCIBE y CCN-CERT recomiendan:
- sistemas cifrados
- control de accesos
- registros de actividad
- protección frente a accesos indebidos
- sensibilización y formación de los empleados en materia de privacidad
Porque una filtración en el canal de denuncias no es solo una brecha.
Es un problema serio.
Cómo implantar un canal de denuncias correctamente
Pasos clave:
- Analizar si tu empresa está obligada
- Diseñar el sistema (no copiar uno genérico)
- Definir el protocolo de gestión
- Garantizar confidencialidad y seguridad
- Adaptar al RGPD
- Formar al personal
- Comunicarlo correctamente
- Revisarlo periódicamente
Esto no es instalar una herramienta. Es implantar un sistema de control.
Conclusión: el canal de denuncias no es un trámite, es un escudo
Un canal bien implantado:
- previene problemas
- reduce riesgos
- protege a la empresa
- mejora la cultura interna
Un canal mal implantado:
- no sirve
- genera riesgos
- y puede acabar en sanción
La diferencia está en cómo lo haces.
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
