Vamos a empezar con una verdad que molesta:
Tener RGPD sin protocolo es como tener alarma sin llave. Está, pero no sirve cuando hace falta. La mayoría de empresas tienen documentos: política de privacidad, cláusulas, contratos, carteles… Pero cuando ocurre algo real, una brecha, una denuncia, un error humano, nadie sabe qué hacer.
Eso es exactamente lo que soluciona un protocolo de protección de datos.
¿Tu empresa tiene RGPD… o sabe qué hacer cuando hay un problema real?
Tener políticas y documentos no es suficiente. Sin un protocolo de protección de datos, un error humano, una brecha de seguridad o una denuncia pueden dejar a tu empresa sin capacidad de reacción y sin defensa ante la AEPD.
En Deme Soluciones 360º diseñamos e implantamos protocolos de protección de datos adaptados a cómo trabaja realmente tu empresa, definiendo responsabilidades, procedimientos claros y actuaciones concretas ante incidentes, brechas e inspecciones.
Te ayudamos a convertir el RGPD en un sistema operativo y no en un conjunto de papeles, formando a tu equipo y dejando tu empresa preparada para demostrar cumplimiento cuando realmente importa.
Contacta con nosotros.
¿Qué es un protocolo de protección de datos?
Un protocolo de protección de datos no es un PDF bonito.
Es el manual de instrucciones legal de tu empresa cuando se trata de datos personales.
Define:
- Quién puede acceder a los datos
- Cómo se usan
- Qué hacer si hay un error
- Qué hacer si hay una brecha
- Cómo se responde a una inspección
- Cómo se ejercen los derechos de los interesados
En otras palabras: Es lo que convierte tu RGPD en algo vivo y no en papel muerto.
Porque el RGPD no exige solo documentos. Exige control, procedimientos y responsabilidad demostrable.
¿Por qué necesita mi empresa un protocolo de protección de datos?
Porque el mayor riesgo no es el hacker… es el empleado despistado.
La mayoría de incidentes vienen de:
- Un email enviado al destinatario equivocado
- Un archivo subido a la nube sin permiso
- Un USB perdido
- Un WhatsApp con datos de clientes
- Un ordenador sin bloquear
Y cuando eso ocurre, la AEPD no pregunta: “¿Lo hiciste queriendo?”
Pregunta: “¿Tenías un protocolo?”
Si la respuesta es no, el problema es tuyo.
Además, el RGPD exige el principio de responsabilidad proactiva: no basta con cumplir, hay que demostrar que cumples.
Y eso se demuestra con protocolos.
¿Qué pasa cuando no existe protocolo?
Sin protocolo:
- Cada empleado actúa “a su manera”
- No hay trazabilidad
- No hay reacción ante incidentes
- No hay pruebas ante una inspección
Resultado:
- Sanción
- Daño reputacional
- Estrés
- Pérdida de clientes
Con protocolo:
✔ reacción inmediata
✔ registro de lo ocurrido
✔ mitigación del daño
✔ defensa legal
Puntos clave para implementar un protocolo de protección de datos
Un buen protocolo no es genérico. Es quirúrgico. Debe adaptarse a cómo trabaja tu empresa de verdad. Estos son los pilares que debe incluir.
1.- Identificación de roles y responsabilidades
Debe quedar claro:
- Quién es el responsable del tratamiento
- Quién gestiona los datos
- Quién puede acceder
- Quién responde ante incidentes
Nada de “eso lo lleva informática” o “eso lo ve la gestoría”. El RGPD quiere nombres y apellidos.
2.- Control de accesos
No todos los empleados pueden ver todos los datos.
El protocolo debe definir:
- Qué perfiles existen
- A qué información acceden
- Cómo se autoriza
- Cómo se revoca cuando alguien se va
Si un extrabajador sigue teniendo acceso, ya tienes un problema.
3.- Uso correcto de datos
El protocolo debe regular:
- Envío de emails
- Uso de WhatsApp
- Descarga de documentos
- Uso de USB
- Impresiones
- Trabajo en remoto
Porque sí: un WhatsApp con datos de clientes mal enviado es una brecha RGPD.
4.- Gestión de incidencias y brechas de seguridad
Aquí está la parte crítica.
El protocolo debe decir:
- Qué es una brecha
- A quién se comunica
- En cuánto tiempo
- Cómo se documenta
- Cuándo se notifica a la AEPD
- Cuándo se informa al afectado
El RGPD da 72 horas. Sin protocolo, ese reloj te come vivo.
5.- Ejercicio de derechos
El protocolo debe explicar:
- Cómo responde la empresa a solicitudes de acceso
- Rectificación
- Supresión
- Oposición
- Portabilidad
Y en qué plazos. Ignorar un email de derechos ARSOPL también es sancionable.
6.- Relación con proveedores
Debe definir:
- Qué proveedores tratan datos
- Quién controla los contratos
- Qué hacer si hay una brecha de un proveedor
Tu proveedor falla → tú respondes.
7.- Formación y concienciación
Un protocolo que nadie conoce no sirve.
Debe ir acompañado de:
- Formación
- Manuales
- Recordatorios
- Simulacros
Porque el RGPD no se cumple solo con abogados. Se cumple con personas que saben lo que hacen.
¿Todas las empresas necesitan un protocolo?
Si tienes:
- Empleados
- Clientes
- CRM
- Web
- Cámaras
- Proveedores
Entonces sí. No importa si eres autónomo o multinacional. La AEPD no sanciona por tamaño. Sanciona por incumplimiento.
DEME Soluciones 360: convertimos el RGPD en algo que funciona
En DEME no entregamos PDFs muertos.
Creamos:
✔ Protocolos reales
✔ Operativos
✔ Entendibles
✔ Defendibles ante la AEPD
✔ Y alineados con ciberseguridad (INCIBE, CCN-CERT, NIS2)
Para que cuando pase algo (porque siempre pasa) tu empresa esté preparada.
¿Quieres saber si tu empresa tiene un protocolo… o solo un montón de papeles?Escríbenos.
El RGPD no perdona la improvisación
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
