La gestión documental es una de las tareas más importantes —y, a menudo, menos visibles— dentro de cualquier empresa. Conservar los documentos de forma correcta no solo facilita la organización interna, sino que además evita sanciones, asegura el cumplimiento de la normativa y protege la información más valiosa de la empresa.
En este artículo te explicamos cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una empresa, qué tipos de documentos están sujetos a conservación, cómo hacerlo de manera adecuada y cuáles son las consecuencias de no facilitar la información cuando la Administración la solicita.
¿Tu empresa guarda la documentación el tiempo que exige la ley?
Conservar facturas, nóminas o contratos más tiempo del necesario puede traer sanciones, y hacerlo menos tiempo puede dejarte sin defensa ante una inspección.
Te orientamos en la implantación de un calendario de conservación de datos adaptado a tu sector, para que cumplas con el RGPD y demás normativas.
Cuéntanos tu caso y te orientamos.
1. Tipos de documentos que hay que conservar
La normativa española y europea establece diferentes plazos de conservación según el tipo de documento. No todos los registros tienen la misma importancia ni están sometidos a los mismos periodos legales. Los principales son:
Documentación fiscal y contable
Facturas, balances, libros contables, declaraciones de impuestos, justificantes de pagos, etc.
– Plazo general: 6 años, según el Código de Comercio, aunque la Agencia Tributaria puede requerir documentación hasta 4 años después de una liquidación. En algunos casos (operaciones intracomunitarias, deducciones específicas o delitos fiscales), el plazo puede ampliarse hasta 10 años.
Documentación laboral y de Seguridad Social
Nóminas, contratos, finiquitos, TC1 y TC2, partes de alta y baja, etc.
– Plazo general: 4 años, de acuerdo con la Ley General de la Seguridad Social. Sin embargo, determinados registros relacionados con accidentes laborales o exposición a riesgos deben conservarse hasta 40 años.
Documentación mercantil
Estatutos, escrituras, actas de juntas, libros societarios.
– Plazo mínimo: 6 años desde el último asiento.
Protección de datos personales
Según el RGPD y la Ley Orgánica de Protección de Datos, la empresa debe conservar los datos solo durante el tiempo necesario para la finalidad por la que se recogieron. Una vez cumplido ese plazo, deben suprimirse o anonimizarse, salvo que exista obligación legal de conservación.
Documentación de prevención de riesgos laborales
Evaluaciones de riesgos, planes de prevención, certificados médicos, registros de formación en PRL.
– Plazo mínimo: 5 años, ampliable en caso de incidentes o accidentes.
2. Cómo realizar la conservación de documentos
No basta con guardar la documentación, es fundamental hacerlo de manera segura, organizada y accesible. Algunas recomendaciones son:
Definir una política de gestión documental
Cada empresa debería establecer internamente un protocolo donde se definan: qué documentos guardar, cuánto tiempo, en qué formato (papel o digital) y cómo se procederá a su eliminación segura.
Digitalizar la documentación
Escanear y almacenar en sistemas electrónicos con valor probatorio facilita la consulta, reduce espacio físico y permite copias de seguridad automáticas.
Implantar medidas de seguridad
Siguiendo el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y las recomendaciones de organismos como el INCIBE, es importante aplicar medidas como:
- Copias de seguridad periódicas.
- Control de accesos a la información.
- Sistemas de encriptación.
- Protocolos de borrado seguro cuando expire el plazo de conservación.
- Usar herramientas de archivo en la nube
Servicios cloud certificados ofrecen escalabilidad y seguridad, siempre que se garantice el cumplimiento del RGPD. - Establecer revisiones periódicas
Al menos una vez al año conviene revisar qué documentación puede eliminarse y cuál debe seguir almacenada.
3. Sanciones por no facilitar documentación solicitada
- Sanciones fiscales: la Agencia Tributaria puede imponer multas por no presentar documentación justificativa en una inspección, además de liquidaciones complementarias e intereses de demora.
- Sanciones laborales: la Inspección de Trabajo puede multar a las empresas que no conserven contratos, nóminas u otros registros durante los plazos legales.
- Sanciones en protección de datos: la AEPD puede imponer multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global, si la empresa incumple la normativa sobre conservación o eliminación de datos personales.
- Responsabilidad penal: en casos de fraude, falseamiento contable o destrucción de documentos relevantes, los administradores de la empresa pueden enfrentarse a responsabilidades penales.
La importancia de cumplir con los plazos
En definitiva, no atender un requerimiento documental puede poner en riesgo la estabilidad financiera y reputacional de la empresa.
Implantar una política clara de archivo, apoyarse en soluciones digitales y cumplir con los plazos legales permite a la empresa evitar sanciones, proteger sus datos y garantizar la trazabilidad de sus operaciones.
En un entorno cada vez más digitalizado y regulado, gestionar bien los documentos significa gestionar bien la empresa.
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
