Aprende cómo cumplir con la Ley de Protección de Datos en hoteles según el RGPD y la LOPDGDD. Te explicamos las obligaciones, buenas prácticas y sanciones más comunes para el sector hotelero.
El “check-in” digital… y legal
Cada vez que un huésped llega al hotel, no solo entrega su DNI o pasaporte: también te está confiando sus datos personales.
Nombre, número de documento, tarjeta de crédito, hábitos de consumo, incluso preferencias médicas o alimentarias… En el sector hotelero, los datos personales son el nuevo “oro”.
Y como todo tesoro, debe protegerse.
El problema es que muchos establecimientos siguen gestionando datos de clientes sin adaptarse completamente al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ni a la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD), lo que los deja expuestos a sanciones de la AEPD que pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.
¿Tu hotel cumple con la normativa? Aquí te contamos cómo hacerlo paso a paso y sin complicaciones.
¿Tu hotel cumple realmente con la Ley de Protección de Datos?
Si recoges información de clientes en el check-in, gestionas reservas online, cámaras de videovigilancia o programas de fidelización, estás tratando datos personales sujetos al RGPD y la LOPDGDD.
No informar correctamente ni aplicar medidas de seguridad adecuadas puede derivar en sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4 % de la facturación anual.
En DEME Soluciones 360 te ayudamos a implantar políticas de privacidad adaptadas al sector hotelero, revisar cláusulas de check-in y reforzar la ciberseguridad de tu negocio.
Consulta tu caso y evita sanciones que afecten la reputación de tu hotel.
¿Qué normativa deben cumplir los hoteles en materia de protección de datos?
El tratamiento de datos en hoteles está regulado principalmente por:
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD)
- Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD)
- Ley de Seguridad Ciudadana (LO 4/2015) — exige registrar los datos de los huéspedes y comunicarlos a las autoridades.
- Guías de la AEPD y el INCIBE sobre ciberseguridad y videovigilancia.
- Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y directrices del CCN-CERT, aplicables especialmente si gestionas plataformas digitales o datos en la nube.
¿Qué datos personales se tratan en un hotel?
Un hotel maneja una gran variedad de datos, muchos de ellos sensibles. Entre los más comunes:
- Datos identificativos (nombre, DNI, pasaporte).
- Datos de contacto (teléfono, email).
- Datos financieros (tarjetas de crédito, facturas).
- Preferencias de consumo, alergias, religión (por ejemplo, si un huésped solicita menú halal o habitación accesible).
- Imágenes de videovigilancia.
- Datos laborales de empleados y proveedores.
Cada uno de estos tratamientos debe documentarse en el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT), indicando finalidad, base jurídica, plazo de conservación y medidas de seguridad.
Cómo cumplir con la Ley de Protección de Datos en hoteles (paso a paso)
Identifica y documenta los tratamientos
Registra cada flujo de datos (clientes, proveedores, personal, videovigilancia, WiFi, reservas online). Incluye finalidad, base legal, plazo de conservación y responsables.
Informa de forma clara y visible
Según el artículo 13 del RGPD, los clientes deben recibir una cláusula informativa al facilitar sus datos:
- Quién es el responsable del tratamiento.
- Con qué finalidad se recogen.
- A quién se comunicarán (por ejemplo, autoridades policiales o empresas de pago).
- Cómo pueden ejercer sus derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición).
Coloca esta información en el formulario de check-in, web y mostrador.
Obtén el consentimiento cuando sea necesario
Si el hotel utiliza los datos con fines comerciales o de marketing (envío de promociones, newsletters, programas de fidelización), es obligatorio recabar consentimiento expreso y verificable.
Ojo: no vale la típica casilla “ya marcada”. El consentimiento debe ser activo y revocable en cualquier momento.
Aplica medidas de seguridad técnica y organizativa
- Controla el acceso a los sistemas de reservas.
- Cifra los datos sensibles y las copias de seguridad.
- Forma al personal en buenas prácticas (según el kit de concienciación de INCIBE).
- Aplica las recomendaciones del ENS y CCN-CERT sobre ciberseguridad y cámaras IP.
Revisa tus contratos con terceros
Las empresas de software, marketing, mantenimiento informático o pasarelas de pago actúan como encargados del tratamiento. Debes firmar con ellos un contrato de encargo de tratamiento.
Gestiona los derechos de los huéspedes
Facilita un correo electrónico o formulario donde los clientes puedan ejercer sus derechos de acceso, rectificación o supresión de datos. Y responde en un plazo máximo de un mes.
Controla la videovigilancia
- Coloca carteles visibles que informen de la existencia de cámaras.
- No grabes en zonas privadas (habitaciones, aseos, spas).
- Conserva las imágenes máximo 30 días, salvo incidencias.
Sanciones más comunes en hoteles por vulnerar la protección de datos
Las infracciones más frecuentes detectadas por la AEPD en el sector hotelero son:
- Falta de cláusula informativa en el check-in.
- Envío de publicidad sin consentimiento.
- Publicación de datos de huéspedes (por ejemplo, listas visibles en recepción).
- Pérdida de datos o brechas de seguridad por ciberataques.
- Uso indebido de cámaras en zonas privadas.
Buenas prácticas recomendadas por AEPD, INCIBE y CCN-CERT
- Cifra los datos financieros y de reservas.
- Forma a tu equipo en protección de datos y ciberseguridad.
- Revisa tus políticas de privacidad y tu política de cookies.
- Implanta un sistema de gestión de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
- Realiza auditorías periódicas y evaluaciones de impacto (EIPD).
- Aplica medidas de seguridad en apps móviles y WiFi de cortesía.
Estas acciones no solo evitan sanciones, sino que mejoran la confianza del cliente y la reputación del hotel.
Beneficios de cumplir con el RGPD en tu hotel
- Cumplir con la normativa no es solo una obligación legal:
- Aumenta la confianza y fidelización de los huéspedes.
- Mejora la imagen corporativa y la reputación digital.
- Evita sanciones y brechas de seguridad.
- Facilita la transformación digital segura del hotel.
En un sector donde la experiencia lo es todo, proteger los datos es parte del servicio.
En DEME Soluciones 360º te ayudamos a implantar protocolos de protección de datos adaptados al sector hotelero, auditorías y formación a tu equipo, para que cumplas la ley sin complicaciones. Contáctanos hoy y convierte la privacidad en un valor diferencial para tu hotel.
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
