¿Sabías que cada email que envías también está sometido a las obligaciones de la Ley de Protección de Datos (LOPDGDD y RGPD)?
Sí, gestionar correctamente el correo electrónico corporativo es clave para cumplir la normativa y evitar sanciones. Y ojo, porque no solo se trata de proteger datos personales, sino también de incluir los textos legales adecuados en cada comunicación.
Hoy te explicamos de manera clara y sencilla qué dice la Ley sobre el uso del correo electrónico en las empresas, cómo adaptar la firma de tus emails, y qué requisitos legales debes incluir en cada correo. ¡Allá vamos!
¿Incluyes todos los avisos legales en tus correos electrónicos?
Muchas empresas no lo hacen… y eso puede suponer una infracción grave en materia de protección de datos. Cada email que envías debe cumplir con la normativa: desde la firma hasta los textos legales que informan al destinatario sobre el uso de sus datos.
Cuéntanos tu caso y revisamos juntos si tus emails están cumpliendo con todos los requisitos. Mejor hacerlo ahora… que lamentarlo después.
¿Cómo afecta la Ley de Protección de Datos al uso del correo electrónico corporativo?
El correo electrónico es, por definición, un medio de tratamiento de datos personales. Aunque solo envíes un email a un cliente, proveedor o compañero, ya estás manejando datos identificativos como un nombre, apellidos, dirección de correo, etc.
Por tanto, la Ley de Protección de Datos sí se aplica al uso del email corporativo, y esto implica varias obligaciones:
- Gestionar adecuadamente los datos personales que recibes o envías por email.
- Garantizar la seguridad y confidencialidad de los mensajes (por ejemplo, evitando que terceros accedan a ellos).
- Informar adecuadamente al destinatario sobre quién es el responsable del tratamiento, para qué usas sus datos, y cómo puede ejercer sus derechos.
- Prevenir brechas de seguridad derivadas de errores en el envío (por ejemplo, enviar datos sensibles a destinatarios equivocados o en copia visible).
Según la Guía de la AEPD sobre protección de datos en relaciones laborales, el correo corporativo no se puede usar para fines personales (salvo que la empresa lo permita expresamente) y debe usarse con responsabilidad profesional.
¿Cómo incluir la protección de datos en la firma de tu correo electrónico?
Una de las formas más sencillas (y obligatorias) de cumplir con la normativa es incluir una cláusula informativa de protección de datos en la firma del correo electrónico. ¿Por qué es importante?
Porque al enviar un correo a clientes, proveedores o empleados, estás recogiendo y tratando sus datos. Y la normativa te obliga a informar al destinatario de cómo gestionas sus datos y de sus derechos.
¿Qué debe contener esta cláusula?
- Identidad del responsable del tratamiento (nombre o razón social de la empresa).
- Finalidad del tratamiento (por qué tratas esos datos, por ejemplo, gestión comercial, atención al cliente).
- Base jurídica del tratamiento (normalmente, interés legítimo o ejecución de contrato).
- Derechos del destinatario (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad).
- Cómo puede ejercer esos derechos (correo electrónico o dirección postal).
- Enlace a la Política de Privacidad completa.
Aquí te dejamos un ejemplo de texto legal adaptado que podrías incluir, esperamos te sea útil:
Protección de datos: En cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD, le informamos que sus datos serán tratados por [Nombre de la Empresa], con la finalidad de gestionar la relación profesional mantenida. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, enviando un correo a [email de contacto]. Para más información, consulte nuestra [Política de Privacidad](enlace a la política de privacidad).
Además, es buena práctica añadir una cláusula de confidencialidad, por ejemplo:
Confidencialidad: Este mensaje y cualquier archivo adjunto son confidenciales y dirigidos exclusivamente a su destinatario. Si ha recibido este mensaje por error, le rogamos lo comunique al remitente y lo elimine.Consejo extra: asegúrate de que toda la plantilla de la empresa (y no solo los directivos) tenga incorporada esta firma en su correo.
Consejo extra: asegúrate de que toda la plantilla de la empresa (y no solo los directivos) tenga incorporada esta firma en su correo.
Buenas prácticas para usar el correo electrónico y proteger los datos
Además de cumplir con las obligaciones legales, es clave usar el correo electrónico de manera segura y responsable. Aquí te dejamos algunas buenas prácticas recomendadas por la AEPD para empresas y empleados:
Seguridad en el envío
- Usa copia oculta (CCO) cuando envíes correos a múltiples destinatarios para proteger sus datos.
- Revisa siempre los destinatarios antes de enviar, para evitar errores.
- No envíes datos sensibles por correo (nominas, datos de salud, bajas laborales, informes médicos o sobre menores de edad, etc) salvo que sea estrictamente necesario y, si es posible, cifra los documentos.
Gestión adecuada
- Define una política interna de uso del email corporativo: qué se puede y no se puede enviar, quién puede acceder, etc.
- Forma a los empleados en protección de datos y ciberseguridad.
- Establece contraseñas robustas para las cuentas de correo y cambia periódicamente.
- Usa sistemas de doble autenticación (2FA) para mayor seguridad.
Evita brechas de seguridad
- Nunca abras enlaces o archivos sospechosos (pishing). Si se produce un error (por ejemplo, envío masivo con datos de clientes), actúa rápido: notifícalo al responsable de protección de datos y, si procede, a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas.
Recuerda: el correo electrónico es una herramienta clave, pero también un foco de riesgos si no se gestiona correctamente.
¿Necesitas ayuda para adaptar tu correo corporativo al RGPD? En DEME Soluciones 360 te ayudamos a cumplir con la protección de datos y adaptar tu empresa a la normativa vigente, desde las firmas de correo hasta políticas internas, contratos y formación.
Contáctanos hoy y evita sanciones innecesarias
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
