Seguro que lo has oído más de una vez:
“Voy a grabar esta reunión, por si acaso…”
Y aunque suene lógico, grabar conversaciones en el trabajo sin tener claras las implicaciones legales puede ser una auténtica bomba de relojería jurídica.
Entre el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) y las directrices de la AEPD, INCIBE y el CCN-CERT, el tema no solo es sensible, sino también muy técnico.
En este artículo te explicamos de forma clara, práctica y con rigor jurídico, cuándo es legal grabar una conversación en el trabajo, cuándo no, y qué consecuencias puede tener hacerlo mal.
¿Tu empresa realiza grabaciones o gestiona conversaciones laborales grabadas?
Si tus sistemas registran llamadas, reuniones o vídeos de empleados o clientes, estás tratando datos personales y puedes estar obligado a cumplir requisitos específicos del RGPD y la LOPDGDD.
No contar con una base legal clara, ni informar previamente a los trabajadores, puede acarrear sanciones importantes y pérdida de confianza interna.
En DEME Soluciones 360 te ayudamos a revisar tus procedimientos, elaborar cláusulas informativas y documentar correctamente cada tratamiento.
Revisa tus protocolos y evita sanciones innecesarias.
¿Qué dice la ley?
El derecho a la intimidad y al secreto de las comunicaciones está protegido por el artículo 18 de la Constitución Española.
Por tanto, grabar una conversación sin consentimiento puede vulnerar derechos fundamentales… salvo excepciones muy concretas.
Según el artículo 6 del RGPD y el artículo 8 de la LOPDGDD, solo se podrán tratar (y grabar) datos personales cuando exista una base jurídica que lo justifique:
- Consentimiento del interesado.
- Ejecución de un contrato.
- Obligación legal.
- Interés público o ejercicio de poderes públicos.
- Interés legítimo (siempre que no prevalezcan los derechos del interesado).
Grabar una conversación implica tratamiento de datos personales, ya que la voz identifica a una persona.La AEPD ha aclarado que no es lícito grabar sistemáticamente a empleados o clientes sin informar previamente. Esto vulnera los principios de transparencia, minimización y finalidad del RGPD.
¿Cuándo puede ser legal grabar conversaciones en el trabajo?
Existen situaciones en las que sí puede estar justificado grabar conversaciones dentro del entorno laboral, siempre cumpliendo los principios del RGPD y las guías sobre seguridad y proporcionalidad.
Grabaciones como prueba ante un conflicto laboral
El Tribunal Supremo ha reconocido que un trabajador puede grabar una conversación en la que participa, siempre que:
- Sea parte de la conversación (no un tercero).
- La grabación no se use para fines distintos a la defensa de sus derechos.
- No vulnere derechos fundamentales de otros.
En este contexto, la grabación se considera prueba válida y lícita.
Grabaciones empresariales por razones de seguridad
Las empresas pueden grabar conversaciones o imágenes cuando exista un interés legítimo de seguridad o control laboral, conforme al artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, RGPD y LOPDGDD.
Eso sí, deben cumplirse tres requisitos esenciales:
- Información previa a los trabajadores.
- Finalidad legítima y proporcionalidad (por ejemplo, atención al cliente o prevención de delitos).
- Medidas técnicas de seguridad (según el Esquema Nacional de Seguridad – ENS y guías CCN-STIC).
Por ejemplo, grabar llamadas en un call center o instalar cámaras en zonas de acceso o caja es legal, si se informa claramente y se justifica la finalidad.
¿Y cuándo NO se puede grabar?
Aquí viene el error más habitual: pensar que “por si acaso” es una base jurídica.
No está permitido grabar conversaciones si:
- No eres parte de la conversación.
- No se ha informado previamente del tratamiento.
- La grabación tiene fines personales, de control o difamación.
- Se graba en zonas de descanso, vestuarios o aseos (prohibido por la AEPD y el CCN-CERT).
- No existe proporcionalidad ni necesidad real.
Difundir una grabación sin consentimiento, además, puede suponer:
- Sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio (RGPD, art. 83).
- Delito penal por descubrimiento y revelación de secretos
Riesgos y precauciones para los trabajadores
Si eres trabajador y estás pensando en grabar una conversación laboral, ten en cuenta:
- Solo puedes grabar si tú participas en la conversación.
- No puedes difundirla ni compartirla sin consentimiento o autorización judicial.
- Guarda la grabación con medidas de seguridad adecuadas (cifrado, contraseña, almacenamiento seguro).
- Utilízala solo para fines probatorios legítimos.
El INCIBE y el CCN-CERT además, advierten que muchas grabaciones se almacenan en dispositivos móviles o cámaras IP vulnerables.
Una brecha de seguridad o filtración puede generarte una doble responsabilidad: laboral y de protección de datos.
Buenas prácticas para empresas: cómo cumplir y protegerte
- Informa a los empleados (carteles, cláusulas y políticas claras).
- Asegura el cumplimiento de las medidas de ciberseguridad
- Limita el acceso y guarda las grabaciones solo el tiempo necesario (máximo 30 días en videovigilancia, salvo incidencias).
- Documenta todo en tu Registro de Actividades de Tratamiento (RAT).
- Forma al personal en ciberseguridad y privacidad.
Conclusión: Grabar sí, pero con base legal.
Grabar una conversación en el trabajo puede ser una herramienta legítima o un riesgo jurídico, según cómo se haga.
La clave está en aplicar el principio de proporcionalidad, cumplir con la LOPDGDD, RGPD, AEPD, CCN-CERT e INCIBE, y gestionar correctamente la seguridad y la finalidad de las grabaciones.
Si no quieres que una grabación bienintencionada acabe en una sanción o en los tribunales…Déjate asesorar por expertos en protección de datos y seguridad digital.
En DEME Soluciones 360º, te ayudamos a implantar políticas de videovigilancia, grabación y protección de datos 100% legales y auditables.
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
