En el entorno laboral moderno, las cuentas de correo electrónico corporativas son herramientas fundamentales para la comunicación eficiente y segura dentro de las empresas.
Sin embargo, surge una pregunta crucial cuando un empleado deja la organización, ya sea por renuncia voluntaria o despido:
¿Qué hacer con su cuenta de correo electrónico corporativa, para garantizar el cumplimiento con la normativa de protección de datos?
El acceso a la cuenta de correo de un trabajador despedido plantea varios desafíos legales y éticos, especialmente en términos de privacidad y cumplimiento normativo.
Aunque el RGPD y la LOPDGDD no abordan directamente este tema, diversas resoluciones y recomendaciones ofrecen directrices claras sobre cómo proceder de manera lícita y respetuosa.
Recomendaciones clave
Para asegurar un manejo adecuado de las cuentas de correo de extrabajadores, es crucial establecer un procedimiento interno detallado que incluya:
Información y Protocolo Interno
Es imperativo que la empresa informe previamente a todos los empleados sobre las normas de uso de las herramientas tecnológicas, incluyendo el correo corporativo, así como el protocolo específico para el acceso, bloqueo y eliminación de estas cuentas una vez finalizada la relación laboral.
De no hacerlo, aunque una empresa puede demandar a un extrabajador al encontrar pruebas de la comisión de delitos en su correo electrónico corporativo, estas podrían ser rechazadas por el tribunal, si este exempleado no hubiese sido informado previamente sobre esas normas y protocolo (tal y como establece el llamado «Test Barbulescu» del TEDH).
Bloqueo y eliminación de cuentas
Tras la salida del empleado, se debe proceder al bloqueo automático de la cuenta de correo electrónico corporativa. Este proceso debe realizarse dentro de un período razonable, generalmente entre 1 y 3 meses, dependiendo del cargo y las responsabilidades del trabajador.
Acceso a mensajes relevantes
Si es necesario, la empresa puede recuperar mensajes específicos de la cuenta antes de proceder con su bloqueo definitivo.
Es recomendable realizar esta acción en presencia del exempleado, para garantizar la transparencia y el respeto por su privacidad.
El Dictamen 2/2017 sobre el tratamiento de datos en el trabajo establece además que las empresas solo podrán acceder a las comunicaciones electrónicas de sus empleados o extrabajadores cuando existan «motivos de seguridad u otros motivos legítimos».
Redireccionamiento de correo
Legalmente, la empresa puede redireccionar el correo corporativo de un exempleado a otro empleado relevante, especialmente si el primero era un punto de contacto clave para clientes, proveedores u otros stakeholders.
Sin embargo, se debe configurar una respuesta automática informando del cambio y proporcionando la nueva dirección de contacto.
El acceso al correo de antiguos trabajadores esta permitido, pero para evitar riesgos legales y proteger los derechos de los empleados, es esencial que las empresas implementen políticas claras y procedimientos robustos para la gestión de cuentas de correo de extrabajadores.
Las consecuencias de no cumplir con las directrices establecidas puede resultar en sanciones significativas por vulneración de los principios de licitud del tratamiento, limitación de la finalidad de tratamiento, limitación de los plazos de conservación, transparencia e información, o por no atender debidamente el derechos de supresión del exempleado.
Recomendaciones finales
En definitiva, el acceso a las cuentas de correo de trabajadores despedidos es posible y lícito cuando se sigue un procedimiento adecuado, se respeta la privacidad del empleado y se informa de manera transparente a todos los involucrados.
Elaborar un protocolo claro y transparente para la gestión de cuentas de correo de exempleados es fundamental para garantizar el cumplimiento y protección de datos. ¡No dudes en comenzar hoy mismo y asegurar la integridad de tu empresa!
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
