Si tienes una empresa y firmas contratos de prestación de servicios, con clientes, proveedores o profesionales externos, hay un elemento que nunca debe faltar: la cláusula de protección de datos.
Sí, esa parte que muchos copian y pegan sin leer, pero que puede evitar multas capaces de dejarte mirando el BOE con los ojos como platos.
En este artículo te cuento qué es, qué debe incluir y cómo redactarla conforme al RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Te lo explico sin rodeos, sin burocracia innecesaria y con la dosis justa de humor para que no huyas corriendo en cuanto leas “responsable del tratamiento”.
¿Tus contratos incluyen correctamente la cláusula de protección de datos?
Muchas empresas firman contratos con clientes o proveedores sin revisar si las cláusulas de protección de datos cumplen con el RGPD. Un pequeño descuido puede convertirse en una gran sanción.
En Deme Soluciones 360º revisamos y adaptamos tus contratos para garantizar que cumplen con la normativa y reflejan la realidad de tu negocio. Te ayudamos a evitar riesgos legales y a transmitir profesionalidad y confianza. Contacta con nosotros.
¿Qué es una cláusula de protección de datos en un contrato de prestación de servicios?
Una cláusula de protección de datos es el apartado dentro de un contrato que explica cómo se van a tratar los datos personales que una parte facilita a la otra durante la ejecución del servicio.
Dicho de forma más terrenal, es el acuerdo donde se aclaran cosas como:
- Quién es responsable de los datos
- Para qué se utilizarán
- Cómo se protegerá
- Qué obligaciones tiene cada parte
- Y qué derechos tienen los afectados
No es opcional, no es un adorno legal y no vale usar la que encontraste en un Word de 2007. Desde la aplicación del RGPD y la LOPDGDD, estas cláusulas deben incluir información muy concreta… y si no, prepárate para que la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) te llame la atención.
¿Qué debe incluir una cláusula de protección de datos?
Aquí viene la parte clave. Una cláusula bien hecha debe incluir como mínimo los siguientes elementos:
1. Identificación del responsable del tratamiento
Nombre o razón social, NIF, dirección y datos de contacto.
Este apartado identifica quién decide el propósito y los medios del tratamiento.
Si en la relación contractual tu empresa es la que recibe datos del cliente para prestar un servicio, tú eres responsable.
Si los recibes solo para tratarlos según instrucciones del cliente, eres encargado del tratamiento.
Ojo, porque esta distinción es una de las dudas eternas y la que más dolores de cabeza genera.
2. Finalidad del tratamiento
¿Por qué se recogen los datos? ¿Qué vas a hacer con ellos?
Debes indicar para qué fines se tratarán los datos, y estos deben ser lícitos, legítimos y necesarios.
Ejemplo simple: si eres una asesoría laboral, puedes tratar los datos para la gestión de nóminas del cliente. Lo que no puedes hacer es usarlos para mandar ofertas de tu nuevo curso de fiscalidad para autonomos. Tentador, sí, pero ilegal.
3. Legitimación o base jurídica
El RGPD exige que todo tratamiento tenga una base sólida: ejecución de un contrato, obligación legal, consentimiento, interés legítimo, etc.
En contratos de prestación de servicios, normalmente la base es sencilla: La relación contractual entre las partes.
Pero si hay otros tratamientos (por ejemplo, marketing), debes especificar la base adicional.
4. Destinatarios o cesiones
¿Vas a comunicar los datos a terceros? ¿A proveedores tecnológicos? ¿A Hacienda? Debes indicarlo de forma clara.
Nada de “los datos podrán cederse a terceros”. Eso es tan vago como “ya veremos”. Hay que especificar quiénes son o, al menos, de qué tipo (ej.: gestoría, hosting, servicios de correo).
5. Encargados del tratamiento
Si utilizas proveedores que acceden a datos personales (por ejemplo, un servicio en la nube), debes mencionarlo y garantizar que cumplen el RGPD. Y sí: necesitas un contrato de encargado del tratamiento. No vale el “me fío de ellos”.
6. Transferencias internacionales
¿Usas herramientas fuera de la UE? (Ejemplo clásico: software que almacena datos en EEUU). Entonces debes indicarlo y justificar que existe una base válida (Cláusulas Contractuales Tipo, decisión de adecuación, etc.).
Este apartado es importante porque la AEPD tiene el radar puesto aquí.
7. Medidas de seguridad
No hace falta incluir un tratado de ciberseguridad, pero sí mencionar que se aplican medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la protección de los datos conforme al artículo 32 del RGPD.
Si tu cláusula incluye “antivirus”, “control de accesos” o “cifrado”, mejor todavía.
8. Derechos de los interesados
El contrato debe explicar cómo el titular de los datos puede ejercer sus derechos:
- acceso,
- rectificación,
- supresión,
- limitación,
- oposición,
- portabilidad.
Incluye también cómo contactar para ejercerlos (correo, dirección, formulario…).
9. Plazo de conservación de los datos
¿Cuánto tiempo vas a guardar los datos? Indica el plazo o los criterios para determinarlo.
Ejemplo: “Los datos se conservarán mientras se mantenga la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos exigidos por la legislación fiscal”.
10. Obligaciones específicas si hay tratamiento como encargado
Si tu empresa actúa como encargado del tratamiento, debes incluir estas obligaciones:
- Tratar los datos solo siguiendo instrucciones del responsable.
- Guardar confidencialidad.
- No subcontratar sin autorización.
- Ayudar al responsable a cumplir el RGPD.
- Suprimir o devolver los datos al finalizar el servicio.
Este apartado suele ser extenso, pero es imprescindible.
Cómo redactar una cláusula conforme al RGPD:
La buena noticia: redactar una cláusula correcta no es tan complicado si cubres los apartados anteriores. La mala noticia: copiar una de Internet suele ser la receta perfecta para que falte algo importante. Aquí tienes algunos consejos prácticos:
Usa lenguaje claro
Nada de “en atención a la normativa vigente de índole supranacional conferida en el marco de cumplimiento obligatorio…” Que no estás escribiendo para el Senado. Los contratos deben entenderse.
Personaliza cada cláusula
No vale usar la misma para todos los contratos. Cada servicio implica un tratamiento diferente.
Revisa tus proveedores
Si trabajas con herramientas digitales, revisa si realizan transferencias internacionales y si ofrecen garantías válidas.
Asegúrate de que coincide con tu política de privacidad
El texto del contrato debe estar alineado con tu política de privacidad general. Nada de contradicciones.
Si actúas como encargado del tratamiento…
Incluye un ANEXO específico. Es lo ideal.
Conclusión: la protección de datos también se firma en los contratos
Incluir correctamente una cláusula de protección de datos en los contratos no es solo una obligación legal, sino una muestra de responsabilidad y transparencia empresarial.
Adaptar estos textos al RGPD protege tanto a tu empresa como a tus clientes y mejora la confianza en tus servicios. En definitiva, cumplir con la normativa no es un trámite más: es una inversión en seguridad jurídica y en la reputación de tu negocio.
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
