Fichar desde el móvil, registrar ubicaciones, saber si alguien está en ruta o en casa durante el teletrabajo…,
¿Es legal geolocalizar a tus empleados?
Si tienes una empresa en España y usas vehículos de empresa, control horario por app o trabajadores en movilidad, este artículo te interesa.
¿Estás usando geolocalización en tu empresa?
Controlar rutas, fichajes por app o ubicaciones puede ser útil, pero también implica cumplir con el RGPD y la normativa laboral vigente.
Desde Deme Soluciones te ayudamos a implantar un sistema de geolocalización legal, proporcional y adaptado a tu actividad, para evitar sanciones y proteger los derechos de tu equipo.
Consúltanos sin compromiso.
¿En qué consiste fichar con geolocalización?
El fichaje con geolocalización es un método de registro de jornada laboral que incluye la ubicación del trabajador en el momento de fichar. Generalmente, se utiliza en apps móviles o dispositivos vinculados a software de control horario.
Este sistema permite a la empresa:
- Verificar que el trabajador se encuentra en el lugar de trabajo autorizado
- Confirmar rutas o tareas realizadas fuera de la oficina
- Cumplir con las obligaciones de control horario cuando no hay un centro físico
Hasta aquí, todo bien.
Pero cuidado: la ubicación de una persona es un dato personal. Y como tal, está protegido por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD.
Geolocalizar no es solo una decisión técnica. Es una decisión jurídica.
¿Es legal geolocalizar a un trabajador?
La respuesta es sí, pero solo si se cumplen determinados requisitos.
Así lo establece la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en varias de sus resoluciones y guías oficiales (como la Guía sobre las relaciones laborales).
Para que la geolocalización laboral sea legal, se deben cumplir tres principios clave:
- Necesidad y proporcionalidad:
Solo puede usarse si no hay otro medio menos intrusivo para controlar el cumplimiento de la jornada o la actividad laboral. - Finalidad legítima y concreta:
Debe justificarse por razones organizativas claras (trabajo en movilidad, control de flota, etc.) y nunca para vigilancia general o permanente. - Transparencia e información previa:
El trabajador debe saber que está siendo geolocalizado, por qué, durante cuánto tiempo, y con qué límites. Todo ello por escrito.
Requisitos legales para fichar con geolocalización
Para evitar riesgos legales (y multas de hasta 20.000 € o más), tu empresa debe cumplir con:
Información previa y clara
Antes de activar el sistema, debes informar al trabajador sobre:
- Qué datos se recogen y con qué finalidad
- Cuándo se activará la geolocalización (solo en jornada laboral)
- Quién tendrá acceso a esos datos
- Cuánto tiempo se conservarán
- Qué derechos puede ejercer (acceso, rectificación, oposición, etc.)
Todo esto debe constar por escrito. No basta con mencionarlo en una reunión o en la intranet.
Política de privacidad y control horario actualizada
El uso de geolocalización debe formar parte del registro de actividades de tratamiento de tu empresa. Además, debes reflejarlo en el protocolo de control horario, y en su caso, en el registro de jornada a distancia.
Limitación de acceso a los datos
No todo el mundo puede ver esa información.
El acceso debe limitarse a quien realmente lo necesite para su función (por ejemplo, RRHH o el responsable de equipo). Además, debes garantizar medidas de seguridad como cifrado, contraseñas y trazabilidad.
Lo que NO puedes hacer:
- No puedes geolocalizar fuera del horario laboral.
- No puedes usar la ubicación para sancionar o hacer evaluaciones sin justificación.
- No puedes registrar la ubicación constante si el trabajo no lo exige.
- No puedes usar dispositivos personales del trabajador sin su consentimiento.
¿Qué ventajas tiene fichar con geolocalización?
- Mayor control operativo: Especialmente útil para empresas de logística, mantenimiento, reparto o servicios técnicos.
- Cumplimiento con la normativa laboral: Ayuda a cumplir con la obligación del registro horario, especialmente en equipos móviles o en teletrabajo.
- Reducción de fraudes o errores: Se evitan fichajes desde ubicaciones no autorizadas o simulaciones.
- Automatización de procesos: Muchas apps generan informes automáticos, lo cual facilita responder ante una Inspección de Trabajo.
¿Qué pasa si lo haces mal?
- La AEPD puede sancionarte por tratamiento de datos sin base legal.
- Los trabajadores pueden denunciarte por intromisión en su vida privada
- Puedes tener conflictos laborales y una pérdida de confianza interna
- Y todo el sistema de fichaje puede ser declarado nulo ante una inspección
En Deme Soluciones 360, ayudamos a empresas de toda España a implementar sistemas de fichaje con geolocalización que:
- Cumplen la normativa laboral y de protección de datos
- Informan adecuadamente a los trabajadores
- Incluyen políticas internas y cláusulas de consentimiento válidas
- Superan sin sustos una Inspección de Trabajo o de la AEPD
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
