El control horario ha dejado de ser una “moda” de recursos humanos para convertirse en una obligación legal. Si tienes una empresa; grande, mediana o incluso pequeña y aún no tienes claro si puedes seguir fichando con una hoja de Excel o necesitas un sistema biométrico, este artículo es para ti.
Muchas empresas siguen registrando las horas con sistemas poco fiables o directamente obsoletos. Pero con la nueva normativa, no vale cualquier método. Si tu empresa no registra correctamente la jornada laboral de sus empleados, puedes enfrentarte a sanciones importantes por parte de la Inspección de Trabajo.
Cuéntanos tu caso y revisamos juntos si tu sistema actual cumple con la legislación vigente.
Más vale prevenir… que pagar una multa.
¿Seguirá siendo legal fichar con excel?
Buena pregunta.
Y la respuesta corta es: sí, pero con matices.
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de sus empleados, independientemente de su tamaño o sector. Lo importante no es tanto el cómo fichas, sino que el sistema sea fiable, inalterable, accesible y garantice la trazabilidad del registro durante al menos cuatro años.
Entonces, ¿puedes seguir usando Excel?
Sí, siempre que esté bien protegido (con controles de acceso, sin posibilidad de modificación posterior, con respaldo periódico, etc.).
Pero, seamos sinceros, ¿realmente lo estás haciendo así?
Si la respuesta es “bueno, lo intento”, puede que la AEPD no lo vea con tan buenos ojos.
¡Importante! Si fichas con Excel pero no aplicas medidas de seguridad adecuadas, estarás incumpliendo no solo la normativa laboral, sino también la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) y el RGPD. Porque sí: los horarios laborales también son datos personales.
Consejos para optimizar el proceso de fichaje en tu empresa
La normativa no exige un tipo de tecnología específica, pero hay formas más eficaces, seguras y cómodas de hacerlo que con una hoja compartida en la nube.
1. Invierte en una solución digital certificada
Existen sistemas de control horario en la nube que no solo cumplen la normativa, sino que además permiten fichar desde el móvil, registrar pausas, vacaciones, y generar informes ante una inspección en segundos.Y lo mejor: muchos de estos sistemas ya integran protección de datos desde el diseño (privacy by design), lo cual facilita enormemente el cumplimiento con el RGPD.
2. ¿Fichaje biométrico? Solo si respetas la privacidad
Aunque el fichaje con huella dactilar o reconocimiento facial está de moda, no es la panacea. Según la Guía de la AEPD sobre el uso de datos biométricos, solo es lícito si:
- Existe una justificación proporcional y necesaria (y no hay otro medio menos invasivo).
- Se realiza una evaluación de impacto (EIPD).
- Se informa claramente al trabajador y se recoge su consentimiento válido si es necesario (¡ojo, porque en entornos laborales no siempre es libre!).
En resumen: fichaje biométrico, sí… pero con cabeza (y asesoramiento legal detrás, como el que te ofrecemos en DEME).
3. Política interna clara y actualizada
El sistema de fichaje debe estar respaldado por una política de control horario clara, que explique cómo se recogen, almacenan y protegen los datos. Además, deberías haber informado previamente a los empleados, y contar con un registro de actividades de tratamiento.
¿Qué empresas están exentas de esta obligación?
Aunque la norma es bastante general, hay algunas excepciones:
- Autónomos sin empleados: si eres tú, tu portátil y tus cafés, puedes respirar tranquilo.
- Socios cooperativistas sin relación laboral.
- Empresas con relaciones laborales especiales (como altos directivos), que pueden tener condiciones particulares según contrato.
Eso sí, en cuanto haya una relación laboral con dependencia y remuneración, el control horario es obligatorio. Y si no lo haces, la Inspección de Trabajo puede sancionarte con hasta 7.500€ por infracción.
¿Y si tengo teletrabajadores?
El control horario también es obligatorio para el trabajo a distancia, y además debe cumplir con los principios del RGPD.
El fichaje digital y los contratos de trabajo a distancia deben ir acompañados de garantías de seguridad y privacidad.
¿Necesitas ayuda con el control horario y la protección de datos?
Como ves cumplir con la normativa de fichaje en 2025 no es solo cuestión de tener una app, sino de integrarla en un sistema de gestión de datos seguro y conforme a la ley.
En DEME Soluciones 360, te ayudamos a:
- Elegir el sistema de control horario que mejor se adapte a tu empresa.
- Realizar las evaluaciones de impacto necesarias.
- Elaborar políticas de uso, consentimientos e información para tus empleados.
- Implantar medidas de seguridad de la información y protección de datos.
- Prepararte para una inspección…
Si tienes dudas sobre si tu sistema de fichaje cumple o quieres asesoramiento para implantar uno nuevo, contacta con nosotros.
Especialista en protección de datos y cumplimiento normativo. Con experiencia en el sector energético y financiero, completó un Máster en Protección de Datos y Acceso a la Abogacía. Tras ejercer en Canarias, regresó a Zaragoza y en 2023 se unió a DEME Soluciones 360, aportando su experiencia legal en auditoría y consultoría.
