En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la eficiencia ya no es una opción, sino una necesidad.
Muchas empresas logran mejorar sus resultados no solo trabajando más, sino trabajando mejor, y una de las claves para lograrlo está en la gestión por procesos.
Pero… ¿por dónde empezar?
A continuación, te explicamos qué es la gestión de procesos, por qué es tan importante para la empresa y cómo implementarla de forma práctica.
¿Tu empresa funciona… pero sabes que podría hacerlo mucho mejor?
Detectar fallos en la operativa diaria no siempre es fácil desde dentro. Si crees que hay tareas duplicadas, procesos lentos o formas de trabajar que podrían optimizarse, es el momento de actuar.
En DEME Soluciones te ayudamos a identificar los cuellos de botella, a mejorar tu sistema de trabajo y a implementar una gestión de procesos eficiente y adaptada a tu negocio.
Ponte en contacto con nosotros y da el primer paso hacia una empresa más rentable, organizada y profesionalizada.
¿Qué es la gestión por procesos?
La gestión por procesos es una metodología que consiste en identificar, analizar, optimizar y controlar las actividades clave que se realizan dentro de una empresa para entregar valor al cliente.
A diferencia de una estructura tradicional jerárquica, en la gestión por procesos se pone el foco en el «cómo se hacen las cosas», más que en «quién las hace». El objetivo es alinear las operaciones con los objetivos estratégicos de la empresa, eliminar ineficiencias y fomentar una mejora continua.
¿Quién debe participar en la implementación?
La implementación de una gestión por procesos no es tarea exclusiva del departamento de operaciones. Para que funcione, es necesario involucrar a:
- La dirección: como impulsora y patrocinadora del cambio.
- Responsables de área: como líderes del análisis y mejora de los procesos.
- Equipos operativos: como quienes ejecutan los procesos y conocen los puntos críticos desde dentro.
- Un consultor externo (opcional): que puede aportar metodología, objetividad y experiencia en la optimización.
Pasos para implementar una gestión de procesos
1. Identifica y mapea los procesos actuales
Haz un inventario de los procesos clave (producción, ventas, facturación, atención al cliente, etc.). Después, dibújalos: determina qué actividades los componen, qué departamentos participan y cuáles son las entradas y salidas.Herramientas como diagramas de flujo o BPMN pueden ayudarte a visualizar los procesos con claridad.
2. Analiza los procesos
Una vez definidos, evalúa:
- ¿Cuáles son los cuellos de botella?
- ¿Dónde se producen errores o retrabajos?
- ¿Qué tareas no aportan valor?
- ¿Se está tardando más de lo necesario en ciertos pasos?
3. Rediseña y mejora
Propon mejoras: automatización de tareas, reasignación de funciones, eliminación de pasos innecesarios o digitalización de flujos. Aquí es donde realmente comienza la transformación.
4. Establece KPIs
Define indicadores clave para medir el rendimiento de cada proceso (tiempo medio, tasa de error, satisfacción del cliente, etc.). Esto te permitirá saber si la mejora está funcionando o necesita más ajustes.
5. Documenta los procesos
Es importante que todos los procesos estén bien documentados y sean accesibles a los empleados. Así garantizas la estandarización y evitas que el conocimiento quede en manos de unas pocas personas.
6. Capacita al equipo
Informa y forma al personal sobre los cambios implementados. La implicación del equipo es esencial para garantizar que los nuevos procesos se cumplan correctamente.
7. Haz un seguimiento continuo
Supervisa los indicadores definidos, realiza auditorías periódicas y ajusta cuando sea necesario. La gestión por procesos no es una acción puntual, sino un sistema de mejora continua.
¿Necesitas ayuda para implementar la gestión por procesos?
En DEME Soluciones ayudamos a pymes a detectar ineficiencias, diseñar procesos eficaces y aplicar metodologías de gestión que aumenten la rentabilidad. Si estás planteándote profesionalizar tu negocio o escalarlo al siguiente nivel, este puede ser el primer paso.
Contáctanos y cuéntanos tu caso.
Javier es licenciado en Traducción e Interpretación y cuenta con cinco másteres en distintas áreas del ámbito empresarial, como dirección financiera, marketing digital o tecnologías de la información. Su trayectoria internacional le ha llevado a hacer negocios en más de 10 países y a conocer más de 70. En 2019 fundó DEME Soluciones 360 con el objetivo de ayudar a las empresas a convertir sus desafíos en oportunidades de crecimiento.
