Tener un buen producto o muchos clientes no basta para que un negocio funcione.
Una parte clave de la estabilidad de cualquier empresa está en saber cuánto gasta, en qué lo gasta y qué previsión tiene de esos gastos a corto y medio plazo.
Por eso, hoy te explicamos cómo hacer un presupuesto de gastos para una empresa, paso a paso y con ejemplos sencillos.
Una herramienta que no solo ayuda a evitar sorpresas, sino que permite tomar decisiones con mayor seguridad.
¿Todavía gestionas los gastos de tu empresa “a ojo”?
En Deme Soluciones te ayudamos a crear un presupuesto realista, con control de costes, previsión y enfoque estratégico.
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¿Qué es un presupuesto de gastos y por qué es importante?
Un presupuesto de gastos es una estimación planificada de todos los costes que tendrá una empresa en un periodo determinado (normalmente mensual, trimestral o anual).
Sirve para:
- Anticipar necesidades de tesorería
- Detectar desviaciones y corregir a tiempo
- Priorizar inversiones o recortes
- Negociar con proveedores con información real
- Tomar decisiones estratégicas sobre crecimiento, precios o personal
En resumen: un presupuesto es una herramienta para anticiparte, no para reaccionar tarde.
Paso 1: Define el periodo del presupuesto
Puedes hacer un presupuesto mensual, trimestral o anual. La recomendación habitual es:
- Mensual, si estás empezando o hay muchos cambios en tu negocio
- Trimestral o anual, si tu empresa ya tiene cierto recorrido y estabilidad
Paso 2: Identifica todos los gastos fijos
Los gastos fijos son aquellos que tienes sí o sí, independientemente de si vendes más o menos. Algunos ejemplos:
- Alquiler de local o coworking
- Nóminas y seguros sociales
- Cuotas de autónomo
- Asesoría contable o legal
- Licencias de software
- Servicios de mantenimiento o limpieza
- Préstamos o leasing
Incluye también seguros y suscripciones anuales, aunque los prorratees.
Paso 3: Estima los gastos variables
Son los que cambian según el nivel de actividad o ventas. Por ejemplo:
- Materias primas o mercancía
- Envíos o logística
- Comisiones por ventas
- Costes de marketing o publicidad
- Gastos de representación o desplazamientos
Es recomendable usar promedios basados en los últimos meses, si ya tienes datos previos.
Paso 4: Prepara un colchón para imprevistos
Un error muy común es no reservar margen para lo inesperado. Siempre puede surgir:
- Una reparación urgente
- Una subida de precios
- Una baja laboral o necesidad de contratar refuerzos
Recomendación: añade un 5–10 % adicional como margen de contingencia.
Paso 5: Organiza los gastos por categorías
Agrupar los gastos te ayuda a analizar mejor y detectar áreas donde podrías optimizar. Algunas categorías útiles:
- Personal y RRHH
- Gastos generales
- Producción / Operaciones
- Marketing y comunicación
- Tecnología
- Financiación / Deuda
Puedes usar Excel, Google Sheets o herramientas específicas de gestión financiera para automatizar cálculos y visualizar todo mejor.
Paso 6: Compara con los ingresos estimados
Un presupuesto de gastos tiene sentido cuando se compara con los ingresos previstos. Así puedes calcular tu:
- Margen de beneficio esperado
- Punto de equilibrio
- Necesidad de financiación o ahorro
Si los gastos superan los ingresos previstos, es momento de ajustar antes de que ocurra el desajuste real.
Paso 7: Revisa y ajusta mes a mes
El presupuesto no es estático. Debe revisarse con frecuencia para:
- Detectar desviaciones importantes
- Corregir a tiempo si algún gasto se dispara
- Ajustar según nuevos ingresos, inversiones o cambios
Un presupuesto que no se actualiza se convierte en papel mojado.
Aplica esto hoy y toma el control de tus gastos
Hacer un presupuesto de gastos no es solo una tarea contable: es una herramienta de control y toma de decisiones.
Te permite anticiparte a problemas, planificar el crecimiento y tener una visión realista de tu negocio.
En Deme Soluciones te ayudamos a construir un presupuesto adaptado a tu empresa, revisar tus cifras y tomar decisiones más seguras basadas en datos.
Javier es licenciado en Traducción e Interpretación y cuenta con cinco másteres en distintas áreas del ámbito empresarial, como dirección financiera, marketing digital o tecnologías de la información. Su trayectoria internacional le ha llevado a hacer negocios en más de 10 países y a conocer más de 70. En 2019 fundó DEME Soluciones 360 con el objetivo de ayudar a las empresas a convertir sus desafíos en oportunidades de crecimiento.
